Le bulletin de paie matérialise chaque mois le fruit du travail du salarié, il est donc inutile de préciser que ce dernier revêt une importance toute particulière.
La fiche de paye récapitule l’ensemble des événements survenus au cours du mois, ainsi doivent y figurer les heures supplémentaires effectuées, les absences, les congés payés …
L’employeur a l’obligation de délivrer un bulletin de paie chaque mois au salarié.
Il existe des mentions qui doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire et à l’inverse certaines mentions sont interdites par le droit du travail.
Lors du paiement du salaire, l’employeur a l’obligation de remettre au salarié un bulletin de salaire comportant certaines mentions obligatoires. A l’inverse, le code du travail prévoit que certaines mentions sont interdites.
Mentions obligatoires du bulletin de salaire
Depuis le 1er janvier 2018, les bulletins de paie doivent respecter les mêmes obligations en matière de présentation.
Cette présentation se caractérise par le regroupement des cotisations et des contributions appartenant au même thème et une plus grande visibilité sur le coût global du salaire chargé pour l’employeur ainsi que sur le montant des exonérations dont il bénéficie et sur le montant total des cotisations salariales.
La liste des rubriques est destinée à mentionner toutes les sommes remises effectivement au salarié.
Le bulletin de paie doit obligatoirement comporter :
- Le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié.
- La référence de l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale (URSSAF, MSA….), le numéro sous lequel ces cotisations sont versées.
- Le numéro de la nomenclature des activités économiques (code NAF ou APE).
- L’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail.
- Le nom et l’emploi du salarié.
- La position dans la classification conventionnelle qui est applicable au salarié. La position est notamment définie par le niveau ou le coefficient hiérarchique. La classification conventionnelle est très importante car elle déterminera notamment le salaire minimum applicable au salarié.
La classification de convention collective de l’optique-lunetterie est basée sur des coefficients.
- La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes.
- La nature et le volume du forfait pour les salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d’un forfait annuel en heures ou en jours.
- La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (avantage en nature, prime d’ancienneté, prime diverse, indemnité de précarité…).
- Le montant de la rémunération brute du salarié
- La nature et le montant de tous les ajouts réalisés sur la rémunération brute (remboursement de frais professionnel….)
- La nature et le montant de toutes les prélèvements sociaux et fiscaux : Urssaf, CRDS, CSG, retraite, Assedic…
- La nature et le montant de toutes les retenues réalisées sur la rémunération (acompte, avance sur salaire, titre restaurant, trop-perçu, prêt, pension alimentaire, saisie sur rémunération, avis à tiers détenteur, ……)
- Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié (le net à payer)
- La date de paiement de cette somme
- Les dates de congé payés et le montant de l’indemnité correspondante, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée.
- Le montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de transports personnels.
- Une mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.
Depuis la mise en œuvre du prélèvement à la source (PAS) au 1er janvier 2019, les bulletins de paie doivent également indiquer :
- l’assiette, le taux et le montant du prélèvement à la source opérée au titre du PAS
- la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source (à distinguer de la somme effectivement versée au salarié après retenue à la source)
Des libellés obligatoires ont par ailleurs été fixés. Ainsi pour la rubrique « Net à payer avant impôt sur le revenu » et pour la valeur correspondant à cette mention, il doit être utilisé un corps de caractère dont le nombre de points est au moins égal à 1,5 fois le nombre de points du corps de caractère utilisé pour la rédaction des intitulés des autres lignes.
Mentions interdites du bulletin de paye
L’employeur ne doit faire figurer aucune mention qui puisse porter atteinte au droit des personnes et aux libertés individuelles ou collectives.
Ainsi, il est interdit de faire mention sur le bulletin de paie :
- De l’exercice du droit de grève, les absences pour grève devront être déduite sans préciser leur origine exacte.
- De l’activité de représentation des salariés (délégué du personnel..). La nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation figurent sur une fiche annexée au bulletin de paie qui a le même régime juridique que celui-ci et que l’employeur établit et fournit au salarié.
- De mention portant atteinte au droit des personnes et aux libertés individuelles ou collectives.
Un employeur ne peut pas mentionner sur une paye « absence pour grève », il doit simplement mettre « absence non rémunérée »
Des modalités spécifiques s’appliquent lorsque l’employeur à recours à l’un des dispositifs suivants : titre emploi-service entreprise (TESE), chèque emploi-service universel, chèque emploi-associatif.
Conditions de remise et de paiement de la feuille de paie
Le salaire est quérable et non portable, cela veut dire que c’est normalement au salarié de se déplacer dès lors que l’employeur tient le bulletin de paie à sa disposition. Cependant la fiche de paye peut aussi être envoyé par voie postale. Mais c’est toujours à l’employeur de prouver qu’il a exécuté son obligation.
Avec son accord, la fiche de paie peut être délivré au salarié sous forme électronique (par mail), il s’agir du bulletin de paie électronique.
Si le salarié est absent, l’employeur devra faire parvenir par tout moyen le bulletin de paie. Il ne peut se contenter de le tenir à la disposition du salarié.
Date et périodicité du paiement de la paye
Les salariés qui sont mensualisés (la majorité des salariés) doivent percevoir leur salaire au moins une fois par mois. Dans ce cas là, le délai maximal de paiement du salaire entre 2 payes est donc de 1 mois.
Les salariés non mensualisés (salariés travaillant à domicile, saisonniers, intermittent, temporaires) doivent être payés 2 fois par mois , avec 16 jours d’intervalle maximum entre les 2 paiements.
Les travailleurs aux pièces doivent percevoir un acompte toute les 15 jours et recevoir un paiement intégral dans les 15 jours de la livraison de l’ouvrage.
Les VRP doivent percevoir leur commission au moins une fois tous les 3 mois.
L’employeur ne peut en aucun cas différer le paiement du salaire au-delà du délai de 1 mois entre 2 payes. Tout retard de paiement entraîne l’application d’un intérêt au taux légal.
Le salarié peut également demander des dommages intérêts devant le conseil de prud’hommes s’il ne reçoit pas son bulletin de paie ou s’il le reçoit de manière irrégulière.
Le paiement d’heures supplémentaires avec un léger décalage dans le temps n’est pas considéré comme un retard fautif.
Des heures supplémentaires effectuées fin mars peuvent être payées sur la paie d’avril
Moyen du paiement du salaire
Le salaire doit être payé en espèces ou par chèque barré ou par virement à un compte bancaire ou postal.
En dessous de 1500 €, le salaire est payé en espèces au salarié qui le demande.
En dessus de 1500 €, le salaire est payé par chèque barré ou par virement à un compte bancaire ou postal.
Le bulletin de paie simplifié
Depuis le 1er janvier 2018, pour permettre une meilleure compréhension par les employés, la fiche de paie doit être un bulletin de paye simplifié.
Sur le bulletin de paie simplifié, certaines cotisations doivent êtes regroupées. Ce regroupement s’effectue selon le modèle fixé par l’arrêté du 26 février 2016. L’objectif du bulletin de paie simplifié, est de regrouper les cotisations sociales par famille de risques, afin de le rendre plus compréhensible par les salariés.
Il est divisé en grandes rubriques :
- santé
- accident du travail – maladie professionnelle
- retraite
- chômage
- cotisations conventionnelles
- autres cotisations patronales
- CSG CRDS
- allègements de cotisations patronales
allègements de cotisations salariales - impôt sur le revenu et prélèvement à la source
Les taux des cotisations patronales n’ont pas obligation à figurer sur le bulletin de salaire simplifié.
Foire aux questions sur le bulletin de paie
L’employeur peut-il exiger une signature contre remise du bulletin de paie ?
L’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Peut-on contester les sommes figurant sur un bulletin de paie ?
Oui, car l’acceptation d’un bulletin de paie ne peut valoir renonciation au paiement de tout ou partie du salaire et des indemnités qui sont dus. L’acceptation du bulletin de paie ne fait donc pas obstacle à une réclamation ultérieure.
Le délai est de 3 ans pour contester, devant le conseil de prud’hommes, les sommes figurant (ou ne figurant pas) sur un bulletin de paie.
Peut-on exiger le paiement d’un acompte ?
Selon le droit du travail, le salarié mensualisé peut exiger le versement d’un acompte correspondant pour une quinzaine à la moitié du salaire mensuel.
Le montant de l’acompte ne pourra pas excéder la rémunération acquise à la date de la demande.
La délivrance d’une feuille de paye est-elle obligatoire même s’il n’y a rien à décompter dessus ?
En effet, il arrive parfois (congé parental, longue maladie..) qu’il n’y ait plus de rémunération, ni de congé payé à décompter sur le bulletin de paie.
Dans ce cas là, il n’y a pas d’obligation de fournir un bulletin de paie.
Quels sont les risques encourus par l’employeur qui ne respecte pas les règles applicables ?
Il pourra être condamné à verser des intérêts de retard, voir des dommages et intérêts.
De plus il pourra être condamné au paiement d’une amende de 450 € par salarié et par infraction dans les cas suivants :
- paiement en retard
- absence d’une mention obligatoire sur le bulletin
- présence d’un mention interdite sur le bulletin
De quelle couleur doit être une fiche de paie ?
Le bulletin de salaire n’est soumis à aucune condition de forme, il est réputé conforme dès lors qu’il comporte les mentions exigées par le code du travail. Le bulletin de paie n’a donc pas à être imprimé sur un papier spécial ou en couleur.
Combien de temps faut-il garder un bulletin de paie ?
Le salarié doit conserver son bulletin de paie sans limitation de durée, cela fait parti des mentions obligatoires du bulletin de paie.
L’employeur doit quant à lui conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans minimum. Pour les bulletins de paie dématérialisés, il doit les conserver pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.
